Tiêu đề email
Quy tắc đặt tiêu đề email và chữ ký email chuyên nghiệp
Cách đặt tiêu đề email ngắn, rõ, dễ tìm lại và cách làm chữ ký email chuyên nghiệp: cần những thông tin gì, nên tránh gì, kèm ví dụ cho từng tình huống.
Tiêu đề và chữ ký là hai phần ngắn nhất của email nhưng lại ảnh hưởng nhiều đến ấn tượng của người nhận. Tiêu đề quyết định email có được mở sớm hay không. Chữ ký quyết định người nhận có liên hệ lại với bạn dễ dàng hay không.
Bài này tổng hợp các quy tắc thực tế cho cả hai, kèm ví dụ bạn có thể áp dụng ngay.
Phần 1: Tiêu đề email
Vì sao tiêu đề quan trọng
Khi mở hộp thư, người nhận chỉ thấy tên người gửi, tiêu đề và vài chữ đầu tiên của nội dung. Họ dựa vào đó để quyết định email nào đọc ngay, email nào để sau. Ngoài ra, tiêu đề còn là từ khoá để tìm lại email sau này. Một email tiêu đề “Hỏi chút” sẽ rất khó tìm lại sau ba tháng.
Bảy quy tắc đặt tiêu đề
1. Nói rõ chủ đề và mục đích. Người nhận nên biết email nói về chuyện gì và cần họ làm gì.
2. Ngắn gọn. Nhiều ứng dụng email, nhất là trên điện thoại, chỉ hiển thị phần đầu tiêu đề. Hãy đưa thông tin quan trọng nhất lên trước và bỏ những chữ thừa như “Về việc”, “V/v” nếu không cần thiết.
3. Đưa hành động hoặc hạn chót vào tiêu đề khi cần. “Cần duyệt trước thứ Sáu: Kế hoạch truyền thông tháng 12” giúp người nhận xếp ưu tiên.
4. Dùng tiền tố nhất quán cho các loại email lặp lại. Ví dụ [Báo cáo tuần], [Ứng tuyển], [Họp]. Các tiền tố này giúp lọc và tìm kiếm dễ hơn.
5. Viết tiếng Việt có dấu. Tiêu đề không dấu vừa khó đọc vừa dễ gây hiểu nhầm. Ngoại lệ duy nhất là khi tin tuyển dụng hoặc quy trình yêu cầu cú pháp không dấu.
6. Không viết hoa toàn bộ, không lạm dụng dấu chấm than. “KHẨN!!! XEM NGAY” vừa thiếu lịch sự vừa dễ bị bộ lọc thư rác đánh dấu.
7. Cập nhật tiêu đề khi chủ đề thay đổi. Một chuỗi email bắt đầu bằng “Báo giá catalogue” nhưng giờ đang bàn về lịch giao hàng thì nên đổi tiêu đề, ví dụ “Lịch giao catalogue (tiếp theo báo giá)”.
Ví dụ tiêu đề trước và sau
| Chưa tốt | Tốt hơn |
|---|---|
| Gửi anh | Báo cáo doanh số tháng 10 – Khu vực miền Nam |
| CV | Ứng tuyển Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn An |
| Xin nghỉ | Xin nghỉ phép năm 12/11–13/11 – Nguyễn Văn An |
| Hỏi chút | Câu hỏi về điều khoản thanh toán trong hợp đồng số 15 |
| Họp | Mời họp: Tổng kết dự án A – 14h thứ Năm 19/11 |
| GẤP!!! | Cần xác nhận trước 17h hôm nay: số lượng in catalogue |
| Re: Re: Re: Fw: thông tin | Cập nhật lịch giao hàng đợt 2 – Công ty ABC |
Tiêu đề email tiếng Anh
Nguyên tắc tương tự. Một số cấu trúc hay dùng:
Request for…(Request for quotation – 1,000 catalogues)Follow-up: …(Follow-up: Marketing Manager interview)Action required: …(Action required: Approve Q4 budget by Friday)Meeting invitation: …Application for [vị trí] – [Họ tên]
Phần 2: Chữ ký email
Chữ ký email cần những gì
Một chữ ký email công việc gọn gàng thường gồm:
- Họ tên đầy đủ
- Chức danh
- Tên công ty hoặc tổ chức
- Số điện thoại
- Website của công ty (nếu có)
Có thể thêm tuỳ trường hợp:
- Địa chỉ văn phòng, nếu bạn hay tiếp khách hoặc nhận hàng.
- Đường dẫn LinkedIn hoặc portfolio, nếu bạn đang tìm việc hoặc làm nghề tự do.
- Đại từ nhân xưng hoặc cách gọi tên, khi làm việc với người nước ngoài (ví dụ: “Nguyễn Văn An (An)” để họ biết gọi bạn là An).
Bạn không cần ghi lại địa chỉ email trong chữ ký, vì người nhận đã thấy nó ở phần người gửi. Tuy nhiên, nếu email hay được chuyển tiếp, ghi thêm cũng không sao.
Mẫu chữ ký tiếng Việt
Nguyễn Văn An
Chuyên viên Marketing | Công ty TNHH ABC
Điện thoại: [số điện thoại]
Website: [địa chỉ website]Mẫu chữ ký tiếng Anh
Với đối tác nước ngoài, nên viết tên không dấu hoặc kèm tên gọi ngắn, và ghi mã quốc gia trước số điện thoại:
An Nguyen
Marketing Specialist | ABC Co., Ltd.
Phone: +84 [số điện thoại]
Website: [địa chỉ website]Lưu ý thứ tự họ tên: người nước ngoài thường hiểu từ cuối cùng là họ. Nếu bạn ký “Nguyen Van An”, họ có thể gọi bạn là “Mr. An” hoặc nhầm thành “Nguyen”. Viết “An Nguyen” theo thứ tự tên trước họ sau giúp tránh nhầm lẫn.
Mẫu chữ ký cho người làm tự do hoặc đang tìm việc
Trần Thị Mai
Thiết kế đồ hoạ tự do
Portfolio: [đường dẫn]
Điện thoại: [số điện thoại]Những điều nên tránh trong chữ ký
- Quá nhiều thông tin. Năm, sáu dòng là đủ. Chữ ký dài hơn nội dung email là điều nên tránh.
- Chèn ảnh lớn hoặc logo nặng. Ảnh có thể không hiển thị, hiện thành file đính kèm hoặc làm email bị đánh dấu là thư rác. Nếu dùng logo, hãy giữ kích thước nhỏ.
- Nhiều phông chữ và màu sắc. Một phông, một màu chữ chính, tối đa một màu nhấn.
- Câu trích dẫn, khẩu hiệu cá nhân. Có thể hợp với email cá nhân, nhưng không phù hợp với hầu hết môi trường công việc.
- Chữ ký dạng ảnh chụp. Người nhận không sao chép được số điện thoại, và trình đọc màn hình cũng không đọc được nội dung.
- Thông tin cũ. Cập nhật ngay khi đổi chức danh, số điện thoại hoặc công ty.
Chữ ký rút gọn cho email trả lời
Nhiều ứng dụng email cho phép đặt chữ ký riêng cho email mới và email trả lời. Với chuỗi trao đổi dài, chữ ký rút gọn (chỉ tên và chức danh, hoặc chỉ tên) giúp email gọn hơn, vì người nhận đã có đầy đủ thông tin của bạn từ email đầu tiên.
Lời kết trước chữ ký
Giữa nội dung email và chữ ký thường có một lời kết ngắn:
| Ngữ cảnh | Tiếng Việt | Tiếng Anh |
|---|---|---|
| Trang trọng | Trân trọng, / Kính thư, | Sincerely, / Kind regards, |
| Lịch sự | Trân trọng cảm ơn, | Best regards, |
| Thân thiện | Cảm ơn anh/chị, / Thân mến, | Thanks, / Best, |
Không nên dùng “Thân” hoặc “Thân ái” với khách hàng hay cấp trên mà bạn chưa thân thiết.
Kiểm tra nhanh trước khi gửi
- Tiêu đề có nói rõ email về việc gì không?
- Tiêu đề có hạn chót hoặc hành động cần làm không (nếu có)?
- Chữ ký có đủ tên, chức danh, công ty, số điện thoại không?
- Thông tin trong chữ ký còn đúng không?
Tóm lại
Tiêu đề tốt giúp email được mở và được tìm lại. Chữ ký tốt giúp người nhận biết bạn là ai và liên hệ lại dễ dàng. Cả hai chỉ mất vài phút để làm đúng một lần, rồi dùng mãi.
Các bài email xin việc, xin nghỉ phép và báo giá đều có ví dụ tiêu đề cụ thể. Khi Mail Nè ra mắt, mỗi email công cụ soạn ra sẽ đi kèm một tiêu đề theo đúng các nguyên tắc trên.