Email tiếng Anh
Cách viết email tiếng Anh công việc cho người Việt: cụm mở đầu và kết thúc hay dùng
Tổng hợp cấu trúc email tiếng Anh công việc, các cụm mở đầu, kết thúc, nhờ vả, xin lỗi thường dùng và những lỗi người Việt hay mắc khi viết email tiếng Anh.
Viết email tiếng Anh cho đối tác hay đồng nghiệp nước ngoài thường khó không phải vì từ vựng, mà vì sắc thái. Dịch sát từng chữ từ tiếng Việt dễ tạo ra những câu đúng ngữ pháp nhưng nghe cứng, quá khúm núm hoặc ngược lại, hơi ra lệnh.
Tin tốt là email công việc tiếng Anh khá “công thức”. Nắm được cấu trúc và vài chục cụm câu quen thuộc, bạn đã xử lý được phần lớn tình huống. Bài này tổng hợp những cụm đó, kèm các lỗi người Việt hay gặp.
Cấu trúc một email tiếng Anh công việc
- Subject line: ngắn, nói rõ mục đích.
- Greeting: lời chào.
- Opening line: câu mở đầu, nêu lý do viết.
- Body: nội dung chính, mỗi đoạn một ý.
- Call to action: bạn cần người đọc làm gì, khi nào.
- Closing line: câu kết.
- Sign-off và chữ ký: lời chào cuối, tên, chức danh.
Lời chào (greeting)
| Tình huống | Cụm nên dùng |
|---|---|
| Trang trọng, chưa quen | Dear Mr. Smith, / Dear Ms. Nguyen, |
| Không biết tên người nhận | Dear Hiring Manager, / Dear Customer Service Team, |
| Đồng nghiệp, đối tác đã quen | Hi Sarah, / Hello Sarah, |
| Gửi một nhóm | Hi team, / Hi all, / Hello everyone, |
Lưu ý:
- Dùng Ms. cho phụ nữ khi không chắc tình trạng hôn nhân; đây là cách phổ biến và an toàn trong công việc.
- “Dear Sir or Madam” vẫn đúng nhưng ngày càng ít dùng. Nếu tìm được tên người nhận, hãy dùng tên.
- Đừng viết “Dear Mr. Sarah” (dùng tên riêng với Mr./Ms.). Với Mr./Ms. thì đi kèm họ (last name). Với tên người Việt, cách dùng phổ biến là “Dear Mr. Nguyen” hoặc gọi tên riêng như “Hi Lan” nếu đã quen, vì nhiều người Việt cũng tự giới thiệu bằng tên riêng khi làm việc với người nước ngoài.
Câu mở đầu (opening line)
Khi viết lần đầu:
- I am writing to inquire about… (Tôi viết thư này để hỏi về…)
- I am reaching out regarding… (Tôi liên hệ về việc…)
- My name is An, and I am the marketing manager at ABC. (giới thiệu bản thân)
Khi trả lời:
- Thank you for your email. / Thanks for getting back to me.
- Thank you for your prompt reply.
- Thank you for reaching out about…
Khi tiếp nối một cuộc trao đổi:
- Following up on our call yesterday, …
- As discussed in our meeting, …
- I hope you had a good weekend. (thân mật, dùng với người đã quen)
Cụm “I hope this email finds you well” rất phổ biến và lịch sự, nhưng nếu dùng ở mọi email thì sẽ nghe máy móc. Với đồng nghiệp quen, đi thẳng vào việc là bình thường.
Các cụm dùng trong thân email
Nhờ vả, yêu cầu:
- Could you please send me…?
- Would you be able to…?
- I would appreciate it if you could…
- Please let me know if…
Đính kèm tài liệu:
- Please find attached the report for Q3.
- I have attached the updated proposal for your review.
Báo tin, cập nhật:
- I would like to let you know that…
- Just a quick update on…
- Please note that…
Xin lỗi:
- I apologize for the delay in getting back to you.
- Sorry for the late reply. (thân mật hơn)
- Thank you for your patience. (cách tích cực thay cho xin lỗi)
Từ chối khéo:
- Unfortunately, we are unable to… at this time.
- I’m afraid that won’t be possible, but we could…
Hẹn lịch:
- Would Tuesday at 10 a.m. work for you?
- Please let me know a time that suits you.
- I’m available on… Let me know what works best.
Câu kết (closing line)
Câu kết nên nói rõ bước tiếp theo hoặc mời người đọc liên hệ:
- Please let me know if you have any questions.
- I look forward to hearing from you.
- I look forward to working with you.
- Thank you for your time and consideration. (thư xin việc, đề xuất)
- Could you please confirm by Friday? (có hạn chót rõ ràng)
Lời chào cuối (sign-off)
| Mức độ | Sign-off |
|---|---|
| Trang trọng | Sincerely, / Yours sincerely, / Kind regards, |
| Lịch sự, phổ biến nhất trong công việc | Best regards, / Regards, |
| Thân thiện | Best, / Thanks, / Cheers, (Anh, Úc) |
“Best regards” là lựa chọn an toàn cho hầu hết email công việc. Tránh viết tắt “BR” hay “Thks” với người chưa quen.
Những lỗi người Việt hay mắc
Dịch sát nghĩa từ tiếng Việt
| Viết sai hoặc chưa tự nhiên | Nên viết |
|---|---|
| Please kindly check and feedback. | Could you please review it and share your feedback? |
| I send you the file. | Please find the file attached. / I’ve attached the file. |
| Please reply me soon. | Please reply at your earliest convenience. / Could you get back to me by Friday? |
| I want to ask about… | I’m writing to ask about… / I’d like to ask about… |
| Thanks and best regards! | Best regards, (hoặc Thank you, rồi xuống dòng ký tên) |
“Feedback” là danh từ trong cách dùng phổ biến; nói “give feedback” hoặc “share feedback” thay vì dùng như động từ. “Reply” đi với “to”: “reply to me”, không phải “reply me”.
Quá nhiều “please” và “kindly”
Trong tiếng Việt, “anh chị vui lòng” nghe lịch sự. Nhưng câu tiếng Anh chồng “please kindly” lại nghe gượng. Câu hỏi dạng “Could you…?” hoặc “Would you mind…?” đã đủ lịch sự.
Viết hoa và dấu câu
- Sau “Dear John” dùng dấu phẩy, không dùng dấu chấm than.
- Không viết hoa toàn bộ từ để nhấn mạnh; người đọc dễ hiểu là bạn đang “hét”.
- Tiếng Anh dùng dấu thập phân là dấu chấm và phân cách hàng nghìn bằng dấu phẩy (1,500.50), ngược với cách viết phổ biến ở Việt Nam. Hãy cẩn thận khi báo giá.
Ngày tháng dễ nhầm
“03/04” là ngày 3 tháng 4 với người Anh nhưng là ngày 4 tháng 3 với người Mỹ. Trong email công việc quốc tế, hãy viết rõ tháng bằng chữ: “April 3” hoặc “3 April 2027”.
Một email mẫu hoàn chỉnh
Subject: Updated quotation for 1,000 catalogues
Hi Sarah,
Thank you for your feedback on our initial quotation.
As discussed, we have updated the paper type to 150gsm matte and adjusted
the delivery date to November 20. Please find the revised quotation attached.
The total comes to USD 2,350, excluding VAT. This quotation is valid until
November 30.
Could you please confirm by Friday so that we can reserve a production slot?
Please let me know if you have any questions.
Best regards,
Minh Tran
Account Manager, ABC PrintingMẹo nhỏ khi viết email tiếng Anh
- Viết câu ngắn. Câu ngắn ít sai ngữ pháp hơn và dễ đọc hơn với cả người bản ngữ lẫn người dùng tiếng Anh như ngôn ngữ thứ hai.
- Mỗi đoạn một ý. Đoạn hai đến ba câu là vừa.
- Đọc lại thành tiếng. Nếu câu nghe lạ khi đọc to, nhiều khả năng nó cũng lạ với người nhận.
- Lưu lại các email hay. Khi nhận được email viết tốt từ đối tác, hãy lưu lại cách họ diễn đạt để dùng sau.
Muốn áp dụng ngay? Các bài email xin việc, email báo giá và email follow-up có cấu trúc giống hệt khi chuyển sang tiếng Anh.
Tóm lại
Email tiếng Anh công việc không cần văn hoa. Lời chào đúng mức, câu mở đầu nêu rõ mục đích, thân bài ngắn gọn, lời kêu gọi hành động cụ thể và sign-off phù hợp là đủ.
Mail Nè được thiết kế để bạn ghi ý chính bằng tiếng Việt và nhận bản nháp email tiếng Anh với những cụm câu tự nhiên như trên, sau đó bạn đọc lại và chỉnh trước khi gửi.