Mẫu email xin nghỉ phép gửi sếp: ngắn gọn, đúng mực

Xin nghỉ phép là một trong những email nội bộ phổ biến nhất, nhưng cũng dễ gây phiền nếu viết thiếu ý: sếp phải hỏi lại nghỉ ngày nào, ai lo việc, có liên lạc được không. Một email xin nghỉ tốt trả lời trước tất cả những câu hỏi đó, để người duyệt chỉ cần trả lời “Ok em”.

Dưới đây là những gì cần có trong email, thời điểm nên gửi và năm mẫu cho các tình huống thường gặp.

Email xin nghỉ phép cần có những gì

Hãy coi email như một bản bàn giao thu nhỏ. Người đọc cần biết:

1. Thời gian nghỉ cụ thể: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, nghỉ cả ngày hay nửa ngày. Ghi cả thứ trong tuần để tránh nhầm, ví dụ “thứ Năm 12/11 và thứ Sáu 13/11”.
2. Loại nghỉ: nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ việc riêng có lương hay không lương. Bộ phận nhân sự cần thông tin này để tính công.
3. Lý do ở mức vừa đủ: bạn không cần kể chi tiết chuyện cá nhân. “Việc gia đình”, “khám sức khoẻ”, “về quê dự đám cưới người thân” là đủ.
4. Kế hoạch bàn giao: việc nào đã xong, việc nào nhờ ai làm thay, deadline nào cần lưu ý.
5. Cách liên lạc khi cần: bạn có xem email hay nghe điện thoại không. Nếu không thể, hãy nói rõ để mọi người không chờ.
6. Lời đề nghị duyệt: một câu nhờ sếp xem xét và phê duyệt.

Gửi trước bao lâu?

Không có con số chung cho mọi công ty, nên trước hết hãy xem nội quy hoặc hỏi bộ phận nhân sự. Một số nguyên tắc thực tế:

• Nghỉ một đến hai ngày: báo trước vài ngày làm việc là lịch sự.
• Nghỉ dài (một tuần trở lên): báo càng sớm càng tốt, lý tưởng là vài tuần, nhất là vào mùa cao điểm hoặc cuối năm.
• Nghỉ đột xuất (ốm, việc gấp): báo ngay khi có thể, tốt nhất trước giờ làm việc, bằng tin nhắn hoặc điện thoại trước rồi gửi email sau để lưu lại.

Về quyền lợi, Bộ luật Lao động 2019 quy định người lao động làm đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động, trong điều kiện bình thường, được nghỉ hằng năm 12 ngày làm việc hưởng nguyên lương. Luật cũng quy định một số trường hợp nghỉ việc riêng vẫn hưởng nguyên lương, như bản thân kết hôn (3 ngày), con kết hôn (1 ngày), cha mẹ, vợ hoặc chồng, con mất (3 ngày). Chi tiết áp dụng có thể khác tuỳ hợp đồng và nội quy, nên hãy kiểm tra với nhân sự công ty bạn.

Tiêu đề email xin nghỉ phép

Tiêu đề nên chứa đủ thông tin để sếp hiểu mà không cần mở thư:

Xin nghỉ phép năm – Nguyễn Văn An – 12/11 đến 13/11

Nếu công ty có quy định cú pháp riêng, hãy theo đúng quy định đó.

Mẫu 1: Xin nghỉ phép năm (giọng lịch sự)

Tiêu đề: Xin nghỉ phép năm – Nguyễn Văn An – 12/11 đến 13/11

Chào anh Minh,

Em xin phép nghỉ phép năm hai ngày, thứ Năm 12/11 và thứ Sáu 13/11, để về
quê dự đám cưới người thân. Em sẽ đi làm lại vào thứ Hai 16/11.

Về công việc trong thời gian em nghỉ:
- Báo cáo doanh số tuần em sẽ hoàn thành và gửi anh trước chiều thứ Tư 11/11.
- Các yêu cầu từ khách hàng mới em đã nhờ chị Lan tiếp nhận và phản hồi.
- File theo dõi đơn hàng em đã cập nhật trên thư mục chung.

Nếu có việc gấp, anh có thể gọi em qua điện thoại. Em vẫn kiểm tra email
vào buổi tối.

Anh xem xét và duyệt giúp em nhé. Em cảm ơn anh.

Trân trọng,
An

Mẫu 2: Xin nghỉ ốm đột xuất

Khi ốm, email nên ngắn. Bạn không cần viết dài, chỉ cần báo đủ thông tin để mọi người sắp xếp.

Tiêu đề: Xin nghỉ ốm hôm nay 05/11 – Trần Thị Mai

Chào chị Hương,

Em bị sốt từ tối qua nên xin phép nghỉ ốm hôm nay, thứ Năm 05/11. Em sẽ đi
khám và báo lại chị nếu cần nghỉ thêm.

Cuộc họp với nhà cung cấp lúc 14h em đã nhắn anh Đức tham dự thay. Các việc
còn lại trong ngày không có hạn gấp.

Em xin lỗi vì báo muộn và cảm ơn chị.

Mai

Mẫu 3: Xin nghỉ nửa ngày

Tiêu đề: Xin nghỉ buổi chiều thứ Ba 17/11 – Lê Hoàng Nam

Chào anh Tuấn,

Em xin phép nghỉ buổi chiều thứ Ba 17/11 để đi làm thủ tục giấy tờ cá nhân.
Buổi sáng em vẫn làm việc bình thường và sẽ hoàn tất phần kiểm thử tính năng
thanh toán trước 12h.

Anh duyệt giúp em nhé. Em cảm ơn anh.

Nam

Mẫu 4: Xin nghỉ dài ngày (giọng trang trọng)

Với kỳ nghỉ dài, hoặc khi gửi cho cấp quản lý cao hơn, nên dùng giọng trang trọng và bàn giao chi tiết hơn.

Tiêu đề: Đề nghị nghỉ phép năm từ 21/12 đến 31/12 – Phạm Thu Trang

Kính gửi anh Quang,

Em xin đề nghị được nghỉ phép năm từ thứ Hai 21/12 đến hết thứ Năm 31/12
(9 ngày làm việc) để đưa gia đình đi du lịch đã lên kế hoạch từ trước. Em sẽ
đi làm lại vào thứ Hai 04/01.

Kế hoạch bàn giao:
- Dự án A: đã nghiệm thu giai đoạn 1; giai đoạn 2 bắt đầu từ tháng 1 nên không
  bị ảnh hưởng.
- Dự án B: anh Khoa sẽ theo dõi tiến độ, em đã gửi anh Khoa danh sách đầu việc
  và đầu mối liên hệ.
- Báo cáo tháng 12: em sẽ hoàn thành và gửi anh trước ngày 18/12.

Trong thời gian nghỉ, em có thể trả lời tin nhắn khi thật sự cần thiết.

Kính mong anh xem xét và phê duyệt.

Trân trọng,
Phạm Thu Trang
Phòng Kinh doanh

Mẫu 5: Xin nghỉ việc riêng có lương

Tiêu đề: Xin nghỉ việc riêng 3 ngày (kết hôn) – Đỗ Minh Khang – 07/12 đến 09/12

Chào chị Hạnh,

Em xin phép nghỉ việc riêng ba ngày, từ thứ Hai 07/12 đến thứ Tư 09/12, để
tổ chức đám cưới. Em sẽ gửi giấy tờ liên quan cho phòng Nhân sự theo quy định.

Các đầu việc của em trong tuần đó đã được bàn giao cho bạn Vy, em đã gửi
danh sách chi tiết trong nhóm chat của phòng.

Chị duyệt giúp em nhé. Em cảm ơn chị.

Khang

Vài lưu ý nhỏ nhưng quan trọng

• Đừng chỉ nhắn tin rồi thôi. Tin nhắn nhanh nhưng dễ trôi. Email (hoặc hệ thống nghỉ phép của công ty) giúp có bản ghi chính thức.
• CC đúng người. Nếu quy trình yêu cầu, CC phòng nhân sự hoặc người nhận bàn giao. Không cần CC cả phòng.
• Bật trả lời tự động trong thời gian nghỉ, nêu ngày quay lại và người liên hệ thay.
• Giữ giọng điệu nhất quán với cách bạn thường xưng hô với sếp. Nếu hằng ngày gọi “anh – em”, không cần chuyển sang “Kính gửi Giám đốc” chỉ vì xin nghỉ hai ngày, trừ khi quy trình công ty yêu cầu.

Nếu sếp chưa phản hồi sau một hai ngày và ngày nghỉ đã gần, bạn có thể nhắc nhẹ. Tham khảo cách viết trong bài email follow-up khi không được trả lời.

Tóm lại

Email xin nghỉ phép tốt gồm: ngày nghỉ cụ thể, loại nghỉ, lý do vừa đủ, kế hoạch bàn giao, cách liên lạc và lời đề nghị duyệt. Viết đủ sáu ý này, sếp sẽ duyệt nhanh hơn và đồng nghiệp đỡ bối rối khi bạn vắng mặt.

Với Mail Nè, bạn chỉ cần ghi “nghỉ 12–13/11, chị Lan nhận việc, vẫn nghe máy” và chọn giọng điệu; phần còn lại là việc của công cụ.