Cách viết email xin việc chuyên nghiệp (kèm mẫu)

Nhà tuyển dụng thường đọc email ứng tuyển trước khi mở CV. Nếu email lộn xộn, thiếu thông tin hoặc gửi nhầm tên công ty, CV của bạn có thể không bao giờ được mở. Ngược lại, một email xin việc gọn gàng, đúng vị trí, nêu được vì sao bạn phù hợp sẽ khiến người đọc muốn xem tiếp.

Bài này đi qua từng phần của một email xin việc chuyên nghiệp, những lỗi hay gặp và hai mẫu email bạn có thể chỉnh lại để dùng.

Trước khi viết: chuẩn bị ba thứ

1. Đọc kỹ tin tuyển dụng. Ghi lại tên vị trí chính xác, mã tin (nếu có), người nhận hồ sơ và yêu cầu về hình thức: có cần ghi tiêu đề theo cú pháp riêng không, CV gửi file PDF hay Word, có cần kèm thư giới thiệu hay portfolio không. Rất nhiều hồ sơ bị loại chỉ vì sai cú pháp tiêu đề mà nhà tuyển dụng đã yêu cầu.

2. Đặt tên file CV rõ ràng. Thay vì CV_final_moi_nhat.pdf, hãy dùng dạng CV_NguyenVanAn_ChuyenVienMarketing.pdf. Người nhận lưu hồ sơ dễ hơn và không phải đổi tên giúp bạn.

3. Dùng địa chỉ email nghiêm túc. Địa chỉ dạng tên và họ (ví dụ ghép tên không dấu) gây ấn tượng tốt hơn nhiều so với biệt danh từ thời đi học.

Cấu trúc một email xin việc

Tiêu đề email

Tiêu đề là thứ nhà tuyển dụng nhìn thấy đầu tiên trong hộp thư. Nếu tin tuyển dụng có quy định cú pháp, hãy làm đúng y như vậy. Nếu không, dùng công thức:

[Ứng tuyển] Vị trí – Họ tên – (Số năm kinh nghiệm nếu có)

Ví dụ: Ứng tuyển Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn An – 3 năm kinh nghiệm.

Tránh tiêu đề để trống, hoặc chỉ ghi “CV”, “Xin việc”, “Gửi anh chị”. Nhà tuyển dụng có thể đang nhận hồ sơ cho nhiều vị trí cùng lúc.

Lời chào

Nếu biết tên người nhận, hãy gọi tên: “Kính gửi chị Thu Hà,” hoặc “Chào anh Tuấn,”. Nếu không biết, dùng “Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty ABC,” hoặc “Kính gửi Anh/Chị phụ trách tuyển dụng,”.

Với email xin việc, giọng trang trọng hoặc lịch sự là an toàn nhất. “Kính gửi” phù hợp với công ty truyền thống, cơ quan nhà nước; “Chào anh/chị” phù hợp với startup, công ty trẻ nếu tin tuyển dụng viết theo giọng thân mật.

Đoạn mở đầu: bạn là ai, ứng tuyển vị trí gì

Một đến hai câu, đi thẳng vào việc. Nêu tên, vị trí ứng tuyển và nơi bạn thấy tin tuyển dụng.

Em là Nguyễn Văn An, hiện là chuyên viên marketing tại một công ty bán lẻ. Em được biết Công ty ABC đang tuyển vị trí Chuyên viên Marketing qua trang tuyển dụng của công ty và xin gửi hồ sơ ứng tuyển.

Đoạn thân: vì sao bạn phù hợp

Đây là phần quan trọng nhất và cũng hay bị viết sai nhất. Đừng chép lại CV. Hãy chọn hai hoặc ba điểm khớp nhất với yêu cầu của vị trí và nêu ngắn gọn, có kết quả cụ thể nếu được.

Một cách làm hiệu quả: mở tin tuyển dụng, chọn ba yêu cầu quan trọng nhất, rồi viết mỗi yêu cầu một câu chứng minh bạn đáp ứng được. Nếu bạn có số liệu thật (doanh số tăng, số dự án đã làm, quy mô đội nhóm), hãy đưa vào; nếu không có, mô tả việc bạn đã làm một cách cụ thể vẫn tốt hơn những tính từ chung chung như “năng động, nhiệt tình, chịu khó”.

Đoạn kết: đề nghị bước tiếp theo

Cho người đọc biết bạn đã đính kèm gì và bạn mong muốn điều gì tiếp theo, thường là một buổi phỏng vấn.

Em xin gửi kèm CV và portfolio. Em rất mong có cơ hội trao đổi thêm với anh/chị trong buổi phỏng vấn. Em cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem hồ sơ.

Lời kết và chữ ký

Dùng “Trân trọng,” hoặc “Trân trọng cảm ơn,”. Bên dưới là chữ ký gồm: họ tên đầy đủ, số điện thoại, email, và đường dẫn LinkedIn hoặc portfolio nếu có. Xem thêm quy tắc đặt tiêu đề và chữ ký email chuyên nghiệp.

Mẫu email xin việc cho người đã có kinh nghiệm

Tiêu đề: Ứng tuyển Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn An – 3 năm kinh nghiệm

Kính gửi chị Thu Hà,

Em là Nguyễn Văn An, hiện là chuyên viên marketing tại một chuỗi bán lẻ
thời trang. Em được biết Công ty ABC đang tuyển vị trí Chuyên viên Marketing
qua trang tuyển dụng của công ty và xin gửi hồ sơ ứng tuyển.

Trong ba năm qua, em phụ trách lên kế hoạch và chạy quảng cáo trên mạng xã hội
cho 12 cửa hàng, quản lý ngân sách hằng tháng và báo cáo hiệu quả cho ban giám
đốc. Em cũng trực tiếp làm việc với đội thiết kế và đơn vị sản xuất video, nên
quen với việc điều phối nhiều bên để kịp thời hạn chiến dịch. Đây là những kinh
nghiệm em thấy sát với yêu cầu của vị trí bên mình.

Em xin gửi kèm CV và một số chiến dịch tiêu biểu trong file portfolio. Em rất
mong có cơ hội trao đổi thêm với chị trong buổi phỏng vấn.

Em cảm ơn chị đã dành thời gian xem hồ sơ.

Trân trọng,
Nguyễn Văn An
Điện thoại: [số điện thoại]
LinkedIn: [đường dẫn]

Mẫu email xin việc cho sinh viên mới ra trường

Khi chưa có nhiều kinh nghiệm, hãy dựa vào đồ án, thực tập, hoạt động ngoại khoá và kỹ năng cụ thể.

Tiêu đề: Ứng tuyển Thực tập sinh Kế toán – Trần Thị Mai

Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty XYZ,

Em là Trần Thị Mai, sinh viên năm cuối ngành Kế toán. Em được biết Công ty XYZ
đang tuyển Thực tập sinh Kế toán và xin gửi hồ sơ ứng tuyển vị trí này.

Trong quá trình học, em đã thực tập ba tháng tại một văn phòng dịch vụ kế toán,
hỗ trợ nhập chứng từ và đối chiếu công nợ. Em sử dụng thành thạo Excel (hàm tra
cứu, bảng tổng hợp) và đã làm quen với phần mềm kế toán trong thời gian thực tập.

Em xin gửi kèm CV và bảng điểm. Em mong có cơ hội được phỏng vấn và học hỏi
thêm tại công ty.

Em xin cảm ơn.

Trân trọng,
Trần Thị Mai
Điện thoại: [số điện thoại]

Những lỗi khiến email xin việc bị bỏ qua

Lỗi	Cách sửa
Gửi nhầm tên công ty hoặc tên người nhận khi dùng lại email cũ	Đọc lại phần chào và đoạn mở đầu trước khi gửi
Để trống thân email, chỉ đính kèm CV	Viết ít nhất 3–4 câu giới thiệu như các mẫu trên
Quên đính kèm file	Đính kèm file trước, viết email sau
Viết quá dài, kể lại toàn bộ quá trình làm việc	Chỉ chọn 2–3 điểm sát với vị trí nhất
Lỗi chính tả, viết không dấu	Viết tiếng Việt có dấu đầy đủ, đọc lại một lượt
Gửi cùng một email cho nhiều công ty, để lộ danh sách người nhận	Gửi riêng từng nơi, không dùng chung một email

Gửi xong rồi thì sao?

Đừng gửi lại hồ sơ ngay hôm sau. Nếu tin tuyển dụng có hạn phản hồi, hãy chờ hết hạn đó. Nếu không, khoảng một tuần làm việc là thời điểm hợp lý để gửi một email hỏi thăm ngắn. Bài cách viết email follow-up khi không được trả lời có mẫu cụ thể cho trường hợp này.

Nếu bạn ứng tuyển vào công ty nước ngoài và cần viết bằng tiếng Anh, bài cách viết email tiếng Anh công việc tổng hợp các cụm mở đầu và kết thúc thường dùng.

Tóm lại

Một email xin việc tốt có tiêu đề rõ, lời chào đúng người, hai hoặc ba lý do cụ thể cho thấy bạn phù hợp, lời đề nghị phỏng vấn và chữ ký đầy đủ. Nó không cần dài, chỉ cần đúng.

Đó cũng là cấu trúc mà Mail Nè sẽ dùng: bạn ghi vị trí, vài điểm mạnh và chọn giọng trang trọng, công cụ soạn ra bản nháp để bạn chỉnh sửa và gửi đi.